Depuis le 1er janvier 2017, les parties ont l’obligation de procéder à l’indexation par signets des pièces jointes aux requêtes et mémoires transmis par l’application Télérecours (article R. 414-3 du Code de justice administrative).
Cette obligation peut s’avérer très contraignante surtout lorsque le nombre de pièces est important. Par exemple, dans le cadre du contentieux du séjour des étrangers, le justiciable doit souvent produire de nombreux documents pour prouver la durée de sa présence en France (5 ans, 10 ans et parfois 15 ans).
Le non-respect de l’obligation d’indexation des pièces entraîne l’irrecevabilité de la requête.
Par deux arrêts récents, le Conseil d’Etat apporte deux tempéraments :
1) Premier tempérament :
Tout d’abord, l’inventaire exigé par l’article R. 414-3 susvisé s’entend comme la « présentation exhaustive des pièces par un intitulé comprenant, pour chacune d’elles, un numéro dans un ordre continu et croissant ainsi qu’un libellé suffisamment explicite« .
Pour le Conseil d’Etat cette l’obligation d’inventorisation est satisfaite dès lors que chaque pièce est désignée au moins par le numéro d’ordre qui lui est attribué par l’inventaire détaillé.
Les pièces doivent être ainsi désignée :
- soit dans l’intitulé du signet la répertoriant dans le cas de son intégration dans un fichier unique global comprenant plusieurs pièces,
- soit dans l’intitulé du fichier qui lui est consacré dans le cas où celui-ci ne comprend qu’une seule pièce.
Ce n’est qu’en l’absence de cette modalité minimale d’inventaire, nécessaire mais suffisante, que le juge administratif peut, le cas échéant, déclarer la requête irrecevable. Toutefois, cette sanction doit avoir invité en vain la partie concernée à régulariser ses écritures. Toute demande supplémentaire d’identification des pièces formulée par le juge ne peut conduire à l’irrecevabilité dans le cas où elle ne serait pas satisfaite.
2) Second tempérament :
L’obligation d’indexation des pièces ne fait pas obstacle, lorsque l’auteur de la requête entend transmettre un nombre important de pièces jointes constituant une série homogène, telles que des factures, à ce qu’il les fasse parvenir à la juridiction en les regroupant dans un ou plusieurs fichiers sans répertorier individuellement chacune d’elles par un signet, à la condition que le référencement de ces fichiers ainsi que la numération, au sein de chacun d’eux, des pièces qu’ils regroupent soient conformes à l’inventaire.
Les décisions à venir seront amenées à préciser la portée de la notion de « série homogène ».
Conseil d’État, Section, 5 octobre 2018, n° 418233,
Conseil d’État, 3ème chambre, 19/10/2018, 416629,
Conseil d’État, 8ème – 3ème chambres réunies, 6 février 2019, n° 415582.